Choisir son SIRH

Appel d'offres SIRH

Comment faire le bon choix ?

La définition claire des enjeux d'un projet est une étape souvent minimisée. Or, de nombreux projets ont connu des phases difficiles , voire l'échec, par un manque de définition des enjeux et des objectifs.

 

Le premier facteur de réussite d’un projet réside donc dans le fait de bien identifier avant son lancement les véritables objectifs et enjeux que l’entreprise souhaite privilégier et atteindre au travers d’une étude préalable.

 

La phase d’étude préalable est donc primordiale dans la préparation de la décision de lancer un projet, car elle permet de :

 

  • Qualifier le besoin en l’exprimant progressivement,

  • Trouver le sponsor qui portera votre besoin au sein de l’entreprise et vous soutiendra face aux résistances,

  • Anticiper les impacts du futur projet sur les hommes, l’organisation, les modes de fonctionnement existants, les systèmes d’information…

 

N’attendez pas d’avoir lancé votre projet, réservé des ressources, pour vous rendre compte que vous n’avez pas de financement, que le projet n’est techniquement pas faisable….

 

  • Maîtriser les coûts en engageant progressivement les ressources.

  • Evaluer les risques.

 

Pour décider de lancer un projet, une entreprise a besoin d'une étude d’opportunité et de faisabilité.

Elaborer un appel d'offres

 

Le but de cette étape est de rechercher les solutions les plus adaptées au vu de la cible préalablement définie et de formaliser puis diffuser le dossier d’appel d’offres auprès des éditeurs.

 

Pour BBS, il s’agit de vous aider à :

 

  • Cadrer votre projet de changement,

  • Définir la "vision partagée" du projet,

  • Définir vos enjeux et objectifs avec les acteurs clés de votre entreprise,

  • Définir la cible de votre nouvel SIRH,

  • Définir le comité de pilotage,

  • Comprendre le marché des SIRH, les solutions et la stratégie des acteurs,

  • Définir les solutions les plus adaptées et les partenaires pour chaque solution,

  • Définir le niveau de service attendu,

  • Définir les lots à déployer,

  • Formaliser le protocole de sélection et les supports de sélection,

  • Formaliser et diffuser le dossier d’appel d’offres constitué :

    • Des dossiers d'appel d'offres, fonctionnel et  technique,

    • Des grilles de fonctionnalités,

    • Des engagements souhaités,

    • Du protocole de sélection : planning, formalisme, étapes,

    • Des grilles de réponse,

    • Des scénarii pour les présentations des soumissionnaires.

  • Préparer les outils de dépouillements :

    • Évaluations à chaud et à froid,

    • Valorisation des critères discriminants,

  • Initier la consultation auprès des soumissionnaires.

 

Et ce à partir de nos documents modélisés fruits de notre expérience ....

 
Choisir le couple solution-services
 

Le but de cette étape est de décider un consensus fort sur le couple prestataire-solution retenu et de sécuriser votre choix.

 

Pour BBS, il s’agit de vous accompagner à :

 

  • Réceptionner et analyser les offres,

  • Formaliser le dossier de choix, bilan objectif des réponses de l'ensemble des soumissionnaires,

  • Conseiller l’équipe projet cliente dans l’analyse des solutions et services proposés,

  • Préparer et organiser les rencontres avec les clients référents (en dehors de ceux proposés par les soumissionnaires),

  • Organiser les présentations des soumissionnaires,

  • Formaliser le bilan objectif des présentations, debriefing,

  • Formaliser votre Plan projet d’engagement d’investissement :

    • Formaliser le plan de déploiement du projet SIRH (lots, planning, acteurs, organisations, rôles, disponibilités nécessaires, instances et indicateurs de pilotage, risques, plannings, ....).

    • Organiser les instances de décision du projet,

    • Identifier les acteurs clés,

    • Evaluer et formaliser les risques, comme leur plan de recouvrement,

    • Evaluer et valoriser le coût global du projet.

  • Formaliser les impacts budgétaires sur plusieurs années (3 à 5 ans) et le retour sur investissement,

  • Confirmer les stratégies projet (conception, réalisation, recette, reprises, bascules, déploiement),

  • Organisation et ressources internes et externes (rôles et responsabilités).

  • Présenter votre projet auprès de votre direction générale,

  • Formaliser les plans qualité du projet et des services.

 

Nous vous assisterons aussi dans la contractualisation avec votre prestataire : compréhension des enjeux, engagements, indicateurs et niveau de qualité visé, plan qualité projet, convention de services.