Accompagnement à la maîtrise d'ouvrage

La maîtrise d'ouvrage (MOA) est l'entité porteuse du besoin. Elle définit l'objectif du projet, son calendrier et le budget qui lui est consacré. La maîtrise d'ouvrage représente les utilisateurs finaux auxquels l'ouvrage est destiné. Elle est responsable de l’efficacité de l'organisation et des méthodes de travail autour des systèmes d'information. Elle fait appel à un maître d'œuvre (MOE) interne et/ou externe pour obtenir les produits (matériels, logiciels, services et solutions) nécessaires à la réalisation de sa mission. La maîtrise d'ouvrage joue un rôle clé dans l'organisation des entreprises, car elle est responsable de la bonne compréhension et des bonnes relations entre les directions métier et les directions informatiques (études et exploitation).

La maîtrise d’ouvrage est l’instance pour laquelle le projet est réalisé. La MOA doit assurer le pilotage et le suivi du projet, et assurer une  fonction importante de coordination. Elle doit veiller à ce que l’usage soit pris en compte à chaque étape du projet (maîtrise des risques) : ce qui nécessite de connaître le phasage d’un projet et de ce qui s’y décide, de questionner et de décider au bon moment afin d'éviter les erreurs de conception.

Maîtriser son projet

AMOA SIRH

Comment déployer sa stratégie RH ?

Accompagnement au déploiement de la solution

 

Nous apportons aux équipes DRH et DSI de nos clients :

 

  • une expérience forte des projets de changement,

  • une connaissance approfondie des SIRH du marché,

  • une vaste expérience des niveaux de service tant de l'internalisation que de l'externalisation,

  • une prestation sur mesure en renfort d’une équipe projet; un accompagnement complet ou partiel dans le cadre de nos missions d’AMOA en déploiement d’un SIRH;

  • une approche des compétences adaptées au périmètre couvert : administration et paie, gestion des temps et activités, gestion des talents, décisionnel RH, dématérialisation, etc..

  • des livrables et outils adaptés à la solution et au service : SIRH, externalisation de la paie, BPO RH et paie, projet de dématérialisation.

 

"L'une des principales raisons d'échec d'un projet SIRH est le manque de disponibilité des compétences et ressources internes, et c'est pourquoi le rôle des équipes d'assistance à maîtrise d'ouvrage est prépondérant pour coordonner le projet avec les différentes parties prenantes". Notre approche de l'AMOA SIRH dans le cadre d'un projet est définie selon les étapes du projet....

 
Accompagnement à la direction de projet
 

Le pilotage métier est le levier de sécurisation du projet de refonte SIRH. 

 

Avec BBS, conjuguez l'expérience et les compétences métiers et méthodologiques pour transformer votre projet en succès !

 

Pour BBS, il s’agit de vous aider à :

 

  • Atteindre vos objectifs,

  • Cadrer votre projet (organisation, acteurs, enjeux, compétences, planning, gouvernance, communication),

  • Définir qui fait quoi ? qui produit quoi ? et quand produire quoi ?

  • Etablir et suivre les risques projet et le plan de recouvrement,

  • Anticiper les étapes,

  • Maintenir le cap sur vos objectifs et tous les jalons du projet,

  • Gérer les instances de gouvernance du projet, comité de pilotage et comité de projet,

  • Cadrer et affecter les ressources au projet, les animer et les mobiliser.

  • Maîtriser les enjeux de chaque chantier tout au long du projet,

  • Tenir les délais,

  • Avoir une vision claire du projet,

  • Sécuriser les étapes de votre projet : conception, recette, reprise, bascule, déploiement.

  • Suivre la réalisation de la MOE et le maintien des engagements, anticiper les risques de décalage et les évolutions du périmètre.

  • Suivre le budget de votre projet.

  • Disposer d‘une vision claire, permanente, anticipée du projet et :

    • Garantir un démarrage sécurisé de la nouvelle solution,

    • Assurer la meilleure prise en main de la solution,

    • Évaluer les futurs impacts organisationnels et lancer les actions de conduite au changement.

 

Les autres volets de l'accompagnement métier que nous vous proposons :

 

 

Dans le cadre d’un projet de transformation tel qu'un changement de SIRH, vous devrez à la fois maintenir votre activité opérationnelle et mobiliser très fortement vos experts et vos ressources sur tous les jalons du projet. 

 

  • Lancement de projet,

  • Analyse et Conception,

  • Test et Recettes,

  • Reprises de données,

  • Bascules et déploiement.

 

BBS vous propose de renforcer vos équipes projet sur ces phases en vous apportant l’expertise métier fonctionnelle ou technique et de la méthode. Nous assistons nos clients afin de mettre en oeuvre les meilleures pratiques pour sécuriser leurs projets.

 

La qualité de la gestion d’un projet SI-RH va dépendre de plusieurs facteurs dont il convient de s’assurer :

 

  • Une approche pilotée par les objectifs de création de valeur,

  • Un cadrage et un planning réalistes et exhaustifs,

  • Une gouvernance adaptée,

  • Une capacité à comprendre les enjeux et motivations des différentes parties impliquées,

  • Une méthodologie et des outils dédiés,

  • Une gestion des risques adaptée au métier,

  • Une communication projet  interne et externe, et une capacité à débloquer les différentes situations rapidement,

  • Des compétences particulières de direction de projets SIRH,

  • Un suivi synthétique et quotidien de l’avancement

 

 

Accompagnement à la conception
 

L'analyse des besoins, première phase de réalisation d'un projet, conditionne sa réussite dans la mesure où elle définit les besoins réels de ceux qui vont utiliser le résultat final. Phase de communication et d'échange, elle est souvent le reflet du résultat final. Nécessitant rigueur et méthode, c'est l'une des phases les plus difficiles de la conduite de projet.

 

C'est une étape primordiale, elle établit les plans définitifs de la solution. Elle sert à transcrire les besoins  des utilisateurs en fonctionnalités SIRH. Le manque de rigueur dans cette étape peut engendrer des dépassements de budget et de délais.

 

Avec BBS, conjuguez l'expérience et les compétences métiers de nos consultants qui sont tous issus des éditeurs du marché. Nous partegeons notre acquis des projets en contexte similaire (périmètre fonctionnel, solution, prestataire, métier, organisation etc..).

 

Pour BBS, il s’agit de vous aider à :

 
  • Cadrer l'étude (périmètres, domaine,etc...),

  • Définir les ressources internes indispensables,

  • Valider la disponibilité des ressources,

  • Analyser et formaliser le besoin interne tant fonctionnel que technique (pré-requis fonctionnel et technique),

  • Faciliter la communication entre les équipes métiers et celle de votre prestataire (décoder le besoin métier en éléments techniques),

  • Définir et formaliser les impacts des besoins (Valeur, Complexité, Impact sur l'organisation),

  • Prioriser les besoins en fonction des critères VCO... Valeur, Complexité, Organisation.

  • Mettre en place une méthode de relecture et de validation pour les utilisateurs finaux,

  • Relire l'expression des besoins, définie dans les dossiers de conception,

  • Valider le besoin et les dossiers de conception de façon verticale comme transverse,

  • Construire les axes de solutions,

  • Choisir un axe de solution et modéliser la solution choisie,

  • Avoir une vision claire de la solution,

  • Anticiper votre phase de tests et de recette,

  • Formaliser la documentation selon une profondeur à définir, afin d'établir les référentiels nécessaires à la réalisation des supports aux utilisateurs.

 
Accompagnement aux tests et à la recette

 

Toutes les directions métier ou informatique connaissent l’importance des tests, mais rares sont celles qui sont réellement satisfaites de la place effectivement occupée par cette activité. La « recette », c’est l’opération par laquelle le client reconnaît que le produit livré par le fournisseur est conforme à la commande passée, qu’il est exploitable dans le système d’informations de l’entreprise, et enfin qu’il est opportun de le mettre à la disposition des utilisateurs. Cette étape nous engage, la solution et les services sont-ils conformes ?

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Notre conseil : commencer au plus tôt la préparation de cette étape engageante et la réaliser sur des données réelles.

 

Elle se décompose en 2 grande étapes :

 

Phase 1 : La préparation

Cette phase consiste à bâtir la stratégie de test. Il s’agit de planifier les différentes activités sans négliger la préparation logistique nécessaire à une réalisation dans de bonnes conditions.

 

Phase 2 : La réalisation

Les tests sont réalisés, les "anomalies" sont transmises, le reporting informe le management et le bilan permet d’améliorer la prochaine série de tests.

 

Pour BBS, il s’agit de vous aider à :

 

  • Sécuriser cette étape cruciale de vérification de la conformité de la solution, dan s la réalisation et les délais.

  • Définir le plan de recette global (métier, technique et fonctionnel),

  • Formaliser le Cahier de recettes : à partir de jeux d’essai définis en cas de test. Il est représentatif des populations, complet (avec les résultats attendus) organisé, par métier, par domaine et par niveau de complexité.

  • Organisation de la recette : le planning, les acteurs, les rôles et responsabilités de tous, les outils de suivi, la typologie des anomalies, les environnements dédiés.

  • Valider les environnements de recette et les conditions de mise à jour lors de cette phase,

  • Réaliser et/ou assister et suivre l'exécution des scenarii par les équipes métier,

  • Définir la méthode et l'organisation du suivi des anomalies,

  • Définir les priorités de correction à destination du prestataire,

  • Coordonner et planifier les livraisons,

  • Faciliter les échanges entre les différents interlocuteurs,

  • Vérifier le respect des engagements du prestataire "recette Usine",

  • Limiter les délais de correction,

  • Mettre en place une stratégie de test de non régression,

  • Mettre en place la "paie en parallèle",

  • Valider les paies en parallèle,

  • Evaluer les risques avant le démarrage,

  • Accompagner les utilisateurs finaux dans le cadre de la "paie en parallèle".

 
Accompagnement à la reprise des données

 

La reprise des données ne constitue en aucun cas un sujet technique. Pour réussir son  projet, notre conseil : "abordez la reprise des données avec une vue fonctionnelle métier". Pourquoi ? Parce que ces données influent sur la qualité de tous les résultats. Le périmètre est particulièrement large : le dossier individuel, les éléments de carrière et de rémunération, les absences, les compteurs mensuels et annuels de paie et de gestion des temps et activités, une préparation des déclaratifs.

 

"Une bonne reprise des données, ce sont des tests plus complets et plus pertinents, mais c'est aussi un déploiement plus facile et une phase de stabilité raccourcie".

 

Pour BBS, il s’agit de vous aider à :

 

  • Tenir votre engagement de qualité et de délai,

  • Définir le périmètre de reprise,

  • Définir et mettre en oeuvre le plan de reprise en cohérence avec le planning global,

  • Formaliser les tables de transcodification, le transfert des données de référence,

  • Anticiper les impacts des données non reprises,

  • Préparer les données au format brut, au format "prestataire",

  • Avancer cette phase dans votre projet,

  • Coordonner les différents acteurs (ancien prestataire, développeur, référent métier, nouveau prestataire),

  • Suivre le traitement des anomalies dans le cadre des reprises partielles,

  • Valider les données reprises,

  • Automatiser ce traitement en vue de la mise en production,

  • Garantir la cohérence de l'ensemble.

 

Vous souhaitez plus d'engagements, votre prestataire ne les prend pas en charge, nous prenons cet engagement.

 

Vous devez démarrer en cours d'année: c'est possible, et finalement ce n'est pas si compliqué....

 
Accompagnement au déploiement et à la mise en production

 

La caractéristique de cette étape, est que durant cette phase, vos équipes métiers devront réaliser la paie sur un délai plus court que jamais et sur un nouveau système...

 

Les étapes :

 

  • Clôture de votre ancienne paie,

  • Extraction des données à reprendre,

  • Traitement de reprise,

  • Chargement des données,

  • Validation des données,

  • Validation du nouvel environnement,

  • Ouverture de la nouvelle solution.

 

Comment accompagner votre équipe métier durant cette phase....

Pour BBS, il s’agit de vous aider à :

 

  • Définir la stratégie et formaliser le plan de bascule (planning général et détaillé, séquencement, test à blanc, acteurs, disponibilité des intervenants, environnements, organisation),

  • Définir le périmètre de certification pilote et élaborer le plan de validation,

  • Coordonner les différents acteurs,

  • Formaliser les fiches supports (qui fait quoi ? quand ?...),

  • Anticiper les risques et prévoir les solutions de secours,

  • Diffuser le plan de mise en production en interne,

  • S'assurer de la bonne compréhension du plan de bascule,

  • Valider le plan de mise en production avec le prestataire,

  • Tester le plan de mise en production par des phases de pré-production,

  • Définir le périmètre de certification,

  • Valider l'environnement avant l'ouverture de la solution.

  • Définir l'organisation de support au démarrage,

  • Mettre en place la fonction support au déploiement (gestion des demandes, traitement des demandes, etc...).